Fusion de documents
VIeSION
Présentation
Principe
Le but de la fusion est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un modèle (la lettre type) avec les informations de la base de données.
Les modèles de fusion seront gérés et rangés par espace et sous espace.
La fusion s'appuie sur tout document Word (et seulement Word) qui fait office de modèle pour la fusion.
La première chose à faire est de créer votre modèle en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque courrier, lettre ou contrat d'engagement (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec les informations de la base de données.
A cela on rajoutera les champs de fusion qui permettront de générer un document personnalisé. Ces champs de fusion, ou "tags", ont une syntaxe bien particulière : {{NOM_DU_TAG}}. La liste des tags ainsi que leur description sont disponibles dans chaque espace via un modèle de fusion les répertoriant tous. Ces champs de fusion seront remplacés par les informations de la base de données,
Par exemple, si je suis dans l'espace identité du participant "MARTIN Julien" et que je choisit un modèle de fusion contenant les tags : {{NOM_PARTICIPANT}} et {{PRENOM_PARTICIPANT}}, ces tags seront respectivement remplacés par "MARTIN" et "Julien".
Espaces fusionnables
Les espaces concernés par la fusion sont :
• Participant – Identité (pour la fusion d'une fiche d'identité de participant par exemple)
• Participant – Accompagnement (pour la fusion du contrat d'engagement par exemple)
• Participant – Suivi (pour la fusion d'un compte-rendu individuel d'entretien par exemple)
• Participant – Etape (pour une fiche d'étape par exemple)
• Partenaire – Identité (pour la fusion d'une fiche d'idientité de partenaire par exemple)
• Partenaire – Visite (pour la fusion d'une fiche de compte-rendu de visite par exemple)
• Offre – Fiche (pour la fusion d'une annonce d'offre par exemple)
• Offre – MeR (pour la fusion d'un avis de positionnement sur offre par exemple)
• Opération – Fiche (pour la fusion d'une fiche d'opération par exemple)
• Convention – Fiche (pour la fusion du document de convention par exemple)
Configuration
Forme d'un modèle
Les modèles sont des documents Word classique (sans champ de fusion au sens Word).
La fusion s’opère grâce à des tags spécifique sous la forme : {{NOM_DU_TAG}}.
La liste des champs (description) et de leurs tags est disponible pour chaque espace de fusion sous forme d'un document Word. Ce document est seulement téléchargeable (impossible de le modifier ou de le fusionner).
Ajout d'un modèle
Pour ajouter un nouveau modèle, on doit préciser trois choses :
- Le document Word à ajouter. Cliquez sur "Parcourir…" pour le sélectionner
- L’espace concerné (exemple : Identité Individu). Par défaut, l’espace dans lequel l'on se situe sera pré sélectionné dans la liste des espaces.
- Le nom du modèle (exemple : Contrat d’engagement).
Note : La taille maximale pour un document est de 500 Ko. Il faut donc éviter d'inclure des logos trop gros dans le fichier.
Une fois ajouté, le modèle pourra être tester via un bouton du même nom. Cela va générer un document Word qui va vérifier que tous les tags sont bien reconnus. Si il reste un ou plusieurs tags : {{NOM_DU_TAG}}, cela voudra dire qu'ils n'ont pas été reconnus.
Mise à jour d'un modèle
Pour mettre à jour un modèle, Il faut cliquer sur le bouton "Modifier". Vous avez alors plusieurs choix possibles :
- Vous souhaitez récupérer l'ancien modèle pour le modifier. Pour cela "Télécharger" le modèle, modifiez le sur votre poste et cliquer sur "Parcourir" pour remplacer l'ancien modèle par celui que vous venez de modifier.
- Vous souhaitez remplacer l'ancien modèle par un modèle déjà réalisé. Pour cela cliquer sur "Parcourir" pour remplacer l'ancien modèle par celui que vous désirez.
- Vous pouvez modifier seulement le libellé et l'esapce sans sélectionner de nouveau modèle. Le modèle existant sera alors conservé.
Pour finir, vous pouvez modifier le libellé ainsi que l'espace du modèle.
Suppression d'un modèle
Dans la liste des modèles d’un espace, il est possible de supprimer un modèle. Une fois supprimé, celui-ci ne sera plus disponible pour la fusion.
Utilisation
Lorsque le modèle que vous souhaitez fusionner a été ajouté via la gestion des modèles, l'utilisation se fait à travers le sous espace "Edition" de la boite à outils de l'esapce concerné.
Par exemple, si le modèle contrat d'engagement a été ajouté dans le sous-espace "Identité" de l'espace "Participant", il suffit d'aller dans l'espace identité d'un participant pour voir le modèle dans la boite à outils sur la gauche de la page.
Cliquez sur "Fusion" et une nouvelle page s'ouvrira et le fichier Word fusionné avec les informations du participant s'affichera.
Ce fichier peut etre enregistré sur votre poste. Vous pourrez alors le modifier, l'envoyer par mail, l'imprimer ou tout simplement le garder sur votre poste.